archivsatzung
Satzung des Spitalarchivs Regensburg
Das St. Katharinenspital erlässt aufgrund der Art. 23 und 24 Abs. 1 Nr. 1 der Gemeindeordnung für den Freistaat Bayern (GO) in der Fassung der Bekanntmachung vom 11. September 1989 (GVBl
S. 585, BayRS 2020-1-1-I), zuletzt geändert durch Gesetz vom 10. August 1990 (GVBl S. 268), und Art. 13 Abs. 1 des Bayerischen Archivgesetzes (BayArchivG) vom 22. Dezember 1989 (GVBl S. 710)
folgende Satzung:
ABSCHNITT I
Allgemeines
Art. 1: Geltungsbereich
Diese Satzung gilt für die Archivierung von Unterlagen im Spitalarchiv Regensburg.
Art. 2: Begriffsbestimmungen
(1) Archivgut sind alle archivwürdigen Unterlagen einschließlich der Hilfsmittel zu ihrer Nutzung, die bei dem St. Katharinenspital und sonstigen öffentlichen Stellen oder bei natürlichen
Personen oder bei juristischen Personen des Privatrechts erwachsen sind. Unterlagen sind vor allem Akten, Amtsbücher, Urkunden und andere Einzelschriftstücke, Karten, Pläne, Bild-, Film- und
Tonmaterial und sonstige Datenträger sowie Dateien einschließlich der zu ihrer Auswertung erforderlichen Programme. Zum Archivgut gehört auch Dokumentationsmaterial, das von den Archiven
ergänzend gesammelt wird.
(2) Archivwürdig sind Unterlagen, die für die wissenschaftliche Forschung, zur Sicherung berechtigter Belange Betroffener oder Dritter oder für Zwecke der Gesetzgebung, Rechtsprechung oder
Verwaltung von bleibendem Wert sind.
(3) Archivierung umfasst die Aufgabe, das Archivgut zu erfassen, zu übernehmen, auf Dauer zu verwahren und zu sichern, zu erhalten, zu erschließen, nutzbar zu machen und auszuwerten.
ABSCHNITT II
Aufgaben
Art. 3: Aufgaben des Spitalarchivs Regensburg
(1) Das St. Katharinenspital unterhält ein Archiv. Das Spitalarchiv ist die Fachdienststelle für alle Fragen des Archiv- und Registraturwesens im St. Katharinenspital.
(2) Das Spitalarchiv hat die Aufgabe, das Archivgut aller Einrichtungen des St. Katharinenspitals zu archivieren. Diese Aufgabe erstreckt sich auch auf das Archivgut der Rechtsvorgänger des St.
Katharinenspitals.
(3) Das Spitalarchiv kann aufgrund besonderer Vereinbarungen auch Archivgut anderer Stellen übernehmen, soweit Rechtsvorschriften nichts anderes bestimmen.
(4) Das Spitalarchiv kann auf Grund von Vereinbarungen oder letztwilligen Verfügungen auch privates Archivgut archivieren, soweit daran ein öffentliches Interesse besteht. Für dieses Archivgut
gelten nur Art. 8 und 9 mit der Maßgabe, dass besondere Vereinbarungen mit den Eigentümern oder besondere Festlegungen in den letztwilligen Verfügungen unberührt bleiben. Soweit dem Betroffenen
Schutzrechte gegenüber der bisher speichernden Stelle zustehen, richten sich diese nunmehr auch gegen das Spitalarchiv.
(5) Das Spitalarchiv berät die Verwaltung des St. Katharinenspitals bei der Verwaltung und Sicherung ihrer Unterlagen. Es kann außerdem Archiveigentümer bei der Sicherung und Nutzbarmachung
ihres Archivguts beraten und unterstützen, soweit daran ein Interesse des St. Katharinenspitals besteht.
(6) Das Spitalarchiv fördert die Erforschung der Spitalgeschichte.
Art. 4: Anbietung
(1) Alle Einrichtungen des St. Katharinenspitals haben dem Spitalarchiv die Unterlagen zur Übernahme anzubieten, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr benötigen. Dies ist in der Regel
30 Jahre nach Entstehung der Unterlagen anzunehmen, soweit durch Rechtsvorschriften oder Verwaltungsvorschriften nichts anderes bestimmt ist. Anzubieten sind auch Unterlagen, die
1. personenbezogene Daten enthalten, einschließlich datenschutzrechtlich gesperrter Daten,
2. unter einem besonderen gesetzlichen Geheimnisschutz stehen oder sonstigen Geheimhaltungsvorschriften unterliegen.
Von der Anbietungspflicht ausgenommen sind Unterlagen, deren Offenbarung gegen das Brief-, Post- oder Fernmeldegeheimnis verstoßen würde.
(2) Durch Vereinbarung zwischen dem Spitalarchiv und der anbietenden Stelle kann
1. auf die Anbietung von Unterlagen von offensichtlich geringer Bedeutung verzichtet werden,
2. der Umfang der anzubietenden gleichförmigen Unterlagen, die in großer Zahl erwachsen, im Einzelnen festgelegt werden und
3. die Auswahl der anzubietenden maschinenlesbar gespeicherten Informationen einschließlich der Form der Datenübermittlung im Einzelnen festgesetzt werden.
(3) Dem Spitalarchiv ist Einsicht in die angebotenen Unterlagen und in die Findmittel der Registratur zu gewähren.
(4) Entscheidet das Spitalarchiv nicht innerhalb von sechs Monaten über die Übernahme angebotener Unterlagen, ist die anbietende Stelle zu deren weiterer Aufbewahrung nicht verpflichtet.
Art. 5: Übernahme
(1) Das Spitalarchiv übernimmt die von ihm im Benehmen mit der anbietenden Stelle als archivwürdig bestimmten Unterlagen. Unterlagen, deren Archivwürdigkeit verneint worden ist, sollen von der
anbietenden Stelle vernichtet werden.
(2) Vor der Übernahme von Unterlagen im Sinn von Art. 6 Abs. 1 Satz 3 muss das Spitalarchiv durch geeignete Maßnahmen oder entsprechende Festlegungen sicherstellen, dass schutzwürdige Belange
Betroffener oder Dritter und überwiegende Interessen des Gemeinwohls auch nach der Archivierung angemessen berücksichtigt werden.
(3) Das Spitalarchiv kann archivwürdige Unterlagen bereits vor Ablauf besonderer Aufbewahrungsfristen endgültig übernehmen, wenn sie älter als 30 Jahre sind. Die Aufbewahrungsfristen werden in
diesem Fall durch die Aufbewahrung im Archiv gewahrt.
Art. 6: Auftragsarchivierung
(1) Das Spitalarchiv kann auch Unterlagen übernehmen, deren besondere Aufbewahrungsfristen noch nicht abgelaufen sind und bei denen das Verfügungsrecht den abgebenden Stellen vorbehalten bleibt
(Auftragsarchivierung). Für die Unterlagen gelten die bisher für sie maßgebenden Rechtsvorschriften fort. Die Verantwortung des Spitalarchivs beschränkt sich auf die in Art. 8 Abs. 1 Satz 1
bestimmten Maßnahmen.
(2) Für die Anbietung, die Entscheidung über die Archivwürdigkeit und die Übernahme der Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen gelten Art. 5 und 6 entsprechend.
Art. 7: Verwaltung und Sicherung des Archivguts
(1) Das Spitalarchiv hat die ordnungs- und sachgemäße dauernde Aufbewahrung und Benützbarkeit des Archivguts und seinen Schutz vor unbefugter Benützung oder Vernichtung durch geeignete
technische, personelle und organisatorische Maßnahmen sicherzustellen. Das Spitalarchiv hat das Verfügungsrecht über das Archivgut und ist befugt, das Archivgut nach archivwissenschaftlichen
Gesichtspunkten zu ordnen, durch Findmittel zu erschließen sowie Unterlagen, deren Archivwürdigkeit nicht mehr gegeben ist, zu vernichten. Sollen solche Unterlagen in größerem Umfang vernichtet
werden, muss das Benehmen mit der abgebenden Stelle hergestellt werden. Das Spitalarchiv kann, soweit dies unter archivischen Gesichtspunkten vertretbar oder geboten ist, mit Zustimmung der
abgebenden Stelle die im Archivgut enthaltenen Informationen in anderer Form archivieren und die Originalunterlagen vernichten.
(2) Die Verknüpfung personenbezogener Daten durch das Archiv ist nur zulässig, wenn schutzwürdige Belange Betroffener oder Dritter nicht beeinträchtigt werden.
Art. 8: Benützung des Spitalarchivs
(1) Das im Spitalarchiv verwahrte Archivgut steht nach Maßgabe der folgenden Absätze und der Benützungsordnung Behörden, Gerichten und sonstigen öffentlichen Stellen, natürlichen und
juristischen Personen auf Antrag für die Benützung zur Verfügung.
(2) Das im Spitalarchiv verwahrte Archivgut kann benützt werden, soweit ein berechtigtes Interesse an der Benützung glaubhaft gemacht wird und nicht Schutzfristen entgegenstehen. Ein berechtigtes
Interesse ist insbesondere gegeben, wenn die Benützung zu amtlichen, wissenschaftlichen, heimatkundlichen, familiengeschichtlichen, rechtlichen, unterrichtlichen oder publizistischen Zwecken oder
zur Wahrnehmung von berechtigten persönlichen Belangen erfolgt. Die Zulassung zur Benützung ist zu versagen oder von Auflagen abhängig zu machen, wenn und soweit
1. Grund zu der Annahme besteht, dass Interessen des St. Katharinenspitals gefährdet würden.
2. Grund zu der Annahme besteht, dass schutzwürdige Belange Betroffener oder Dritter entgegenstehen.
3. Gründe des Geheimnisschutzes es erfordern,
4. der Erhaltungszustand des Archivguts gefährdet würde oder
5. durch die Benützung ein nicht vertretbarer Verwaltungsaufwand entstünde.
(3) Soweit durch Rechtsvorschriften oder nach Maßgabe des Absatzes 4 nichts anderes bestimmt ist, bleibt Archivgut, mit Ausnahme bereits bei ihrer Entstehung zur Veröffentlichung bestimmter
Unterlagen, für die Dauer von 30 Jahren seit seiner Entstehung von der Benützung ausgeschlossen. Archivgut, das sich auf natürliche Personen bezieht (personenbezogenes Archivgut), darf erst 10
Jahre nach dem Tod des Betroffenen benützt werden. Ist der Todestag nicht oder nur mit unvertretbarem Aufwand festzustellen, endet die Schutzfrist 90 Jahre nach der Geburt des Betroffenen.
Archivgut, das besonderen Geheimhaltungsvorschriften unterliegt, darf frühestens 60 Jahre nach seiner Entstehung benützt werden. Die Schutzfristen gelten nicht für Maßnahmen nach Art. 9 Abs. 1
Sätze 2 und 4.
(4) Mit Zustimmung der abgebenden Stelle können die Schutzfristen im Einzelnen Benützungsfall oder für bestimmte Archivgutgruppen verkürzt werden, wenn durch Rechtsvorschriften nichts anderes
bestimmt ist und kein Grund zu der Annahme besteht, dass schutzwürdige Belange Betroffener oder Dritter entgegenstehen. Bei personenbezogenem Archivgut ist eine Verkürzung nur zulässig, wenn der
Betroffene eingewilligt hat oder wenn die Benützung zur Erreichung des beabsichtigten wissenschaftlichen Zwecks, zur Behebung einer bestehenden Beweisnot oder aus sonstigen im überwiegenden
Interesse der abgebenden Stelle oder eines Dritten liegenden Gründen unerlässlich ist und sichergestellt ist, dass schutzwürdige Belange des Betroffenen oder Dritter nicht beeinträchtigt
werden. Die Schutzfristen können mit Zustimmung der abgebenden Stelle um höchstens 30 Jahre verlängert werden, wenn dies im öffentlichen Interesse liegt.
(5) Die Benützung von Archivgut durch Stellen, bei denen es erwachsen ist oder die es abgegeben haben, ist auch innerhalb der Schutzfristen der Absätze 3 und 4 zulässig. Diese Schutzfristen
gelten jedoch, wenn das Archivgut hätte gesperrt werden müssen.
Art. 9: Schutzrechte
(1) Vorschriften des Datenschutzrechts über den Auskunftsanspruch des Betroffenen bleiben unberührt. An Stelle der Auskunft kann das Archiv Einsicht in die Unterlagen gewähren.
(2) Rechtsansprüche Betroffener auf Berichtigung sind in der Weise zu erfüllen, dass zu berichtigende Unterlagen um eine Richtigstellung ergänzt werden. Ist dies möglich, sind die Unterlagen
besonders zu kennzeichnen.
(3) Der Betroffene kann verlangen, dass Unterlagen, die sich auf seine Person beziehen, eine Gegendarstellung beigefügt wird, wenn er glaubhaft macht, durch eine falsche Tatsachenbehauptung
beeinträchtigt zu sein. Dies gilt nicht für Feststellungen, die in einer rechtskräftigen gerichtlichen oder in einer bestandskräftigen behördlichen Entscheidung enthalten sind. Nach dem Tod des
Betroffenen kann die Beifügung einer Gegendarstellung von den Erben sowie von dem Ehegatten, den Kindern oder den Eltern verlangt werden, wenn sie ein berechtigtes Interesse daran geltend machen
können.
(4) Unterlagen sind zu vernichten, wenn sie zum Zeitpunkt der Abgabe an das Archiv von der abgebenden Stelle hätten vernichtet werden müssen. Unterlagen sind nicht zu vernichten, wenn die sich
aus anderen Vorschriften ergebenden Vernichtungspflichten erst nach der Abgabe an das Archiv entstehen. Bis 60 Jahre nach ihrer Entstehung dürfen diese Unterlagen nur benützt werden, wenn die
Benützung dem Vorteil des Betroffenen zu dienen bestimmt ist oder der Betroffene eingewilligt hat.
ABSCHNITT III
Schlussbestimmungen
Art. 10: Ermächtigungen
Das Aufsichtsgremium der St. Katharinenspitalstiftung (= Spitalrat) ermächtigt den Spitalmeister, durch Verordnung
1. die Benützung des Spitalarchivs, vor allem die Zulassung, den Ausschluss und das Verhalten in dem Archiv zu regeln und
2. die Maßnahmen zur Sicherung der in Art. 10 Abs. 2 Satz 3 Nrn. 1 bis 5 aufgezählten Belange im Einzelnen festzulegen.
Art. 11: Inkrafttreten
Diese Satzung tritt am 1. August 1991 in Kraft.
Regensburg, den 22. Juli 1991
Der Spitalmeister des St. Katharinenspitals